Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la maquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
2) Comprobante de Deposito y Retiro de Cuenta Ahorro:
Las entidades financieras suministran a sus clientes de cuentas de ahorro además de la tarjeta débito, libretas, para que sean diligenciadas al depositar o retirar.3) Comprobante de Venta con Tarjeta Crédito:
La tarjeta de crédito es un medio de pago que se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de la tarjeta de crédito, suscrito entre una entidad financiera y una persona natural o jurídica denominada tarjetahabiente.
Este se compromete a utilizar este documento de forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados.
4) Comprobante de Egreso o de pago:
Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Al contabilizar este documento se acredita la cuenta Bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.
5) Nota Débito:
Es un comprobante que emiten las empresas, para cargar a las cuentas de los clientes valores como intereses por financiación, por sobregiros, el gravamen a movimientos financieros (GMF), venta de chequeras, comisiones, y otros cobros por conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados de operaciones manejadas por estas entidades.
6) Nota Crédito:Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías para su contabilización, se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.
Este comprobante generalmente se prepara en original y 2 copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante de contabilidad.
Al contabilizar se acredita la cuenta llamada clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.
7) Recibo de Caja Menor y Reembolso de Caja Menor:El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo denominado caja menor, cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor, se debita la subcuenta 110510 denominada cajas menores y se acredita bancos.
8) Nota de Contabilidad:Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico. como es el caso de asientos de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre, además de las compras al régimen simplificado.
9) Comprobante de Contabilidad:
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el numero, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexaran los documentos que lo justifiquen. (art. 53 C.C).
El comerciante conservara archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. (art. 55 C.C).
Los comprobantes de contabilidad deben estar debidamente soportados, en orden cronológico y numerados en forma consecutiva, deben indicar fecha, origen, descripción y cuantía de la operación.
Procedimiento contable:
-Clasificación, análisis, y codificacion de los soportes.
-Preparación del comprobante de contabilidad.
-Traslado a libros mayores y auxiliares.
10) Conciliación Bancaria:
Durante todo el mes, las empresas van registrando en su libro auxiliar de bancos todos los movimientos referentes a giros de cheques y consignaciones en orden cronológico y de manera consecutiva la numeración de los cheques.
Simultaneamente el banco realiza lo mismo en un documento denominado extracto bancario.
Estos dos movimientos al final del mes, presentan saldos diferentes: en el banco resultan notas débito y notas crédito.
En contabilidad las notas débito se registran en el grupo de los gastos no operacionales con el código 5305, y las notas crédito las registra en el grupo de los ingreses con el código 4295.
La conciliación bancaria consiste en igualar los saldos de ambas partes.
El procedimiento para la conciliación es:
-Tener disponible el extracto que envía el banco cada fin de mes y el libro auxiliar de bancos que posee la empresa totalmente diligenciado.
-El responsable de la conciliación bancaria comienza a comparar y a chequear los movimientos que estén correctos.
-Con aquellas cifras que no aparezcan en algunas de las partes deberá hacerse un ajuste con el fin de igualar los saldos.
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