DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

Estos pueden ser:

-Internos: Son los documentos emitidos en la empresa

-Externos: Son aquellos emitidos fuera de la empresa

Los documentos comerciales son:

1) Nota de Pedido o de Compra:

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante.

Deberán extenderse como mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

2) Nota de Ventas:

Se llama así al documento en que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando cantidad, fecha de entrega, precio, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el producto por parte del vendedor, este formula la nota de venta, por la que toma a su cargo, el compromiso de entregarle la mercaderías que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.

3) Remito:

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En el, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacion del comprador a pagar.

4) Factura:

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacion queda registrado su compromiso de pago.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa, con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

REQUISITOS:

Respecto del vendedor:

-Nombre y apellido, o razón social

-Domicilio legal

-Clave Única de Identificacion Tributaria (C.U.I.T)

-Numero de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos

-Condición respecto al Impuesto al Valor agregado

-Fecha de Emisión

-Numeración Preimpresa, consecutiva y progresiva

-Código de Identificacion del Documento (A, B, o C)

-Fecha de inicio en las actividades en el local habilitado para las ventas

Respecto del comprador:

-Nombre y apellido o razón social

-Domicilio

-Condición Respecto del IVA

-Clave Única de Identificacion Tributaria

-Numero de inscripción en los ingresos brutos

Respecto de la Mercaderías Vendida:

-Cantidad y descripción

-Precio Unitario

-Importe total

-Condiciones de venta

-Numero de remito

Respecto de la Imprenta:

-Nombre y apellido, o razón social

-Clave Única de Identificacion Tributaria

-Fecha en que se realizo la impresión

-Primero y ultimo números de los documentos impresos

-Numero de C.A.I(Codigo de Autorización de Impresión)

-Fecha de vencimiento

5) Nota de Débito:

Se le llama así a la comunicacion que le envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Esto incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacion, interés por pago fuera de termino, etc.

6) Nota de Crédito:

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacion en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

7) Cheque:

Es una orden de pago pura y simple, librada en un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o autorización para girar en descubierto

El cheque es una forma de pago, no una promesa de pago como el pagare; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento por las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Modos de extender un cheque:

-Al Portador

-A favor de una persona determinada, con la clausula "a la orden o sin ella"

-A favor de una persona determinada, con la clausula "no a la orden u otro equivalente"

8) Recibos:

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie, es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda

9) Pagare:

Se le llama pagare al documento por el cual una persona se compromete a para otra, o a quien esta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.